» 新社会人必見!ビジネス電話マナー|ホームページ制作・運営からWEBデザイン、ウェブサイト企画作成を行っている名古屋市のホームページ制作会社「ABABAI」

新社会人必見!ビジネス電話マナー

スタッフブログ

  • 2020.03.27

    新社会人必見!ビジネス電話マナー

    顔アイコン

    Hiどうも!ちぇるちぇるランドのれいちぇるです^^

    あっという間に4月を迎えますね。本当に早いです。

    気持ち的には、2019年年末紅白歌合戦で止まっています・・・。(遅)

     

    さて本題へ・・・

    3月・4月の春を迎えるということは、学生の皆さんは入学・卒業がありますね!

    学生の皆さんが卒業すると、大半は社会に出てお金を稼ぐ立場になるはずです!

    新社会人の皆さまようこそ!大人の世界へ!笑

    ということで・・・社会に出たらお仕事の内容にもよりますが、新人が最初に覚えることの1つにあるのが・・・

    『電話対応』です。

     

    私も社会に出て何社か経験していますが、電話対応が必須です。

    転職をしても「ごめん!作業教える前にとりあえず電話出てもらえるかな?」

    みたいなこともよーーーーくあります。

    ということで意外と間違えやすい・知らない基本ビジネス電話マナーをご紹介します!

     

    ◆電話を取るとき

    254ff2c8587d076ae4c14432de7216ab-768x512

    ①メモを用意しましょう。

    電話が鳴ったらメモをすぐに用意しましょう!メモがすぐ取れるように普段から用意してきましょうね。

    電話先の相手は、私たちに「会社」「氏名」「誰宛の電話でなんの用」なのかを話してきます!

     

    これをしっかり聞いていれば、万が一電話が切れてしまったりしても

    上記の内容をしっかり聞いていればこちらから折り返したりすることも可能です!

     

     

    ②受話器はゆっくり取りましょう。

    慌てて受話器を取るとガチャっという音が入り相手に聞こえてしまいます(;_:)

    焦らずゆっくりがベストです!

     

    最近の電話機は、ボタンを押して相手と繋がるのもあるので焦らず受話器をあげて

    ボタンを押し落ち着いて対応しましょうね^^

     

     

    ③電話は3コール以内で取りましょう!

    電話は3コール以内が基本です。

    なかなか電話に出てくれないと「この会社大丈夫かな?」と思われてしまいます。

    なので万が一3コール以上鳴ってしまったら・・・

    『大変お待たせ致しました。株式会社〇〇です。』

    とお待たせいたしましたを付け加えるのがベストですよ_~(‘◇’)ゞ

     

    ちなみに・・・保留を長引かせるのもNG!!!社内たらい回しもNG!!

    保留は基本的に30秒以内でといわれています。

    長くなってしまったら同じく「お待たせいたしました」と言いましょう!

    保留が長くなりそうなら、折り返ししたほうが良きですね( ..)φメモ

     

     

    ◆間違えやすい言葉遣い

     

    苦悩するビジネスマン

     

    ①「もしもし」はビジネス電話ではNG(>_<)

    いやー最近無言電話に対して「もしもし」使っちゃいました(笑)

     

    基本的にはNGですよ!電話先の相手との関係性もあるので一部例外もあり!

    電話に出たら相手が無言・・・ってこともあるかもしれません、

    「もしもーし電話でないなぁ・・・」で切らずに(相手には聞こえているかも!)

    「お電話が遠いようですので、申し訳ございませんお電話を切らせていただきます。」

    と言いましょう。

     

    相手がかけてきた電話を無言で切るのは失礼ですので、一言断りを入れてから切りましょう!

     

     

    ②席外しと外出

    電話先から「営業の〇〇さんいますか?」このような電話はとても多いですね!

     

    ・担当がお手洗いなどで居ない、すぐ戻ってくる場合

    「〇〇が席を外しておりますので、戻りましたら折り返しするよう申し伝えます。」

     

    ・担当が打ち合わせに入っている場合

    「〇〇が打ち合わせに入っているため~」

     

    ・担当が外に行って長く社内にもどってこない場合

    「終日外に出ているので、外出しているので~、本日は不在にしておりますので~」

     

    オマケ『外に外出しているので~・・・』は外が重複していますね!(笑)

    この違いを知って、しっかり使い分けましょう!

     

     

    ③敬語だと思ったら違うパターン

    ▼相手の名前を復唱して確認するとき「〇〇様でございますね。」

    よく聞きますが「ございますね」は丁寧語ではありますが、ビジネス電話では相手を敬う尊敬語を使って「〇〇様でいらっしゃいますね。」が正しい確認の仕方です!

     

    その他はこちら↓

    誤 〇〇でよろしかったですか?  → 正 〇〇でよろしいですか?お間違いないですか?

     

    誤 担当に伝えておきます → 正 担当者に申し伝えます

     

    誤 わかりません、できません → 正 わかりかねます、できかねます

     

    ④社員が休みの時

    これは間違えてる方よくいます!

    取り次ぎたい相手が休みを取っているとき「本日お休みを頂いております~」はNGなんです!

    自社の人のことを社外の人に説明する際にお休みの「お」をつけるのは不自然です(>_<)

     

    そして休みは、社外の人から頂いているわけではなく、

    自分の会社から受け取っているものなので「頂いております」も間違い!

     

    「休みを取っております。」これが正しい使い方ですよ~!

     

    ◆電話を切るときは・・・

     

    male-hand-hanging-up-phone

     

    ①電話はかけた側から先に切る

    電話はかけた側から切るのが基本的なマナーです。

    かかってきたら相手が切るまでしっかりと対応しましょう!

     

    また自分がかけた側であれば相手に時間を取らせないように、

    要件を簡潔に済まして、自分から電話をきるようにしましょう!

     

     

    ②受話器は静かに置く。

    受話器は静かに置くことが基本です。

     

    ガチャっと大きな音を立てて切ると、相手を不快にしたり

    「何か気を悪くさせたかな・・・?」と思わせてしまいます。

     

    自分から電話を切るときは、手でフックを押して電話をきる。

    これをするだけで正直「お、こいつ電話マナー知ってるな・・・」ってなります。

    受話器を置く際の、ガチャ音も入らず安心!

     

     

    ◆最後に・・・

    なんやかんやお伝えしましたが大事なのは

     

    ・とりあえずメモを取ろう

     

    ・聞き取れなかったら聞き直そう(2回聞いて聞こえなかったら私諦めてますw)

     

    ・怖がらずに先輩より先に電話に出よう!

     

    ・ハキハキと明るい声で話そう!

     

    これができれば大したもんよ!!

     

    ってことで良いビジネス電話ライフを!またね~

     

     

    フェイスブックシェアボタン

名古屋で1番真面目なウェブ会社!! ABABAI お電話でのお問い合わせはこちら

メールでのお問い合わせ リンクボタン

資料請求 リンクボタン

カレンダー

2020年5月
« 4月    
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

MENU

求人情報本社・広島オフィス

お問い合わせ

資料請求

ページの先頭へ

お問い合わせ

  • メールでのお問合せ リンクボタン
  • 資料請求 リンクボタン

閉じる

アババイめちゃ凄いこと

建築会社に選ばれる5.5の理由

制作実績

お客様の声

スタッフ紹介

代表挨拶

新着情報

会社概要&アクセス