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緊急ミッション!!ミーティングを短縮せよ!

スタッフブログ

  • 2018.08.09

    緊急ミッション!!ミーティングを短縮せよ!

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    11

    いつもお世話になっております。
    アババイの中原です。

    最近、広島コーディングチームでミーティングをするのですが!

    ひとつ大きな問題が・・・

    【ミーティングの数と拘束時間が長い】

    スタッフブログのいい議題なので、色々と調べることにしました。

    ——

    参考サイト
    https://product-senses.mazrica.com/senseslab/tips/meeting-efficiency-tips

    https://lightworks-blog.com/way-of-meeting

    ——

    ① 会議で使う資料とアジェンダ(議題)を、事前に参加メンバーに共有

    keijiban_tenji_kenkyu 

    資料は最低2日前までには、共有、共有された人も課題や質問を考えておくで、都度、資料確認することがなくなり、話や補足情報などを頭に入れやすい。

    ② 目的以外の話をしない、または進行役を決める

    job_teacher_woman

     

    脱線しても、戻す人の必要性。

    仲の良いアババイは、割と1が脱線しがち・・・

    なのでシッカリとした進行役を

    参考サイトには、進行役の役割としてこう書かれています。

    ・話が脱線してしまったときに、本来の目的に沿った話に戻す
    ・意見が対立してしまった場合の仲介役
    ・より深い議論を促す
    ・時間配分(会議の前提を周知する時間、議論をする時間、議論をまとめる時間)を考えて進行する
    ・特定の人が発言するのではなく、いろんな人に発言させる

    ③ 会議の数を減らす

    pipe_isu

     

    資料や○○紹介、○○の説明をするだけの、資料を読み上げるだけのMTGはしない!

    資料や○○紹介、○○の説明は、資料を配り LINE、トークノート、チャットワークで意見やアイデアを募る

    ※最低2つは意見、アイディアを投稿してくださいなどの一文を添える

    ④ 参加者を絞る

    food_pizza_takuhai

     

    多すぎる参加者問題・・・

    Amazonでは、「2枚のピザで全員がお腹いっぱいになるくらいの人数」

    資料やアジェンダを見て本当に参加が必要な会議なのか考えてみるようコーディング問題に、デザインナーの参加などや、ただ単に、上司だから全員参加というだけで呼ばれていると思われるケースは辞退の検討

    → 例① 15人(会議に出席)×5000円(平均の時給単価)=75000円(一時間の会議に対するコスト)

    → 例② 5人(会議に出席)×5000円(平均の時給単価)=25000円(一時間の会議に対するコスト)

    例②で出席者2名が議事録・全体共有用資料を2時間で作成 25000円×20000円 45000円

    議事録・全体共有用資料は、LINE、トークノート、チャットワーク

    ※最低2つは意見、アイディアを投稿してくださいなどの一文を添えるで共有

    ⑤ 時間を厳守する

    tv_timekeeper

     

    時間オーバーは悪!

    会議前に、必ず時間設定!

    時間の意識で時間内に終わらないことが減る。

    目標時間を15時48分など、中途半端な時間設定をすることで、分単位の時間を意識することができます。

    googleでは、大きなタイマーを用意するそうです。

    「今日はここまで」

    「長くなりそうなので、○○さん意見を次回資料に纏めてください」

    「脱線したので、議題に戻ってください」

    などを言えるような進行役を用意する。

    ⑥ 決められた決定事項には必ず「責任者」

    leader_woman

     

    責任者を指名することで、会議の時間を費やして決められた事柄が宙に浮かないような工夫。

    →聞くだけの会議から、行動するための会議の一歩だと思いました。

    ・・・まとめ・・・

    今回の会議の進行役と開始時間と終了時間を決定。

    2枚のピザで全員がお腹いっぱいになるくらいの人数を選定する。

    資料を作成し2日前までに参加者に流し、sns等を使い宿題と内容確認を行う。

    時間を全員で意識させ(大きなタイマーやアラーム等)、進行役がタイムキーパーを行い時間内に会議を終了

    決められた決定事項に責任者をもうけ、次回までに前回からの改善を報告する。

    参加してない人のために、共有用資料、議事録を作成し、宿題・アイディア・意見・内容確認等を行う。

    責任者が全員の宿題・アイディア・意見をまとめ上に提出

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